Des cas concrets de tâches à automatiser avec le no-code, pour une transformation numérique réussie.

Qu'est-ce que l'automatisation des tâches en entreprise ?

Automatiser des tâches en entreprise revient à déléguer toutes les actions répétitives et sans valeurs ajoutées, à des ordinateurs plutôt qu’à vos équipes. A court terme, l’objectif est tout d’abord de dégager plus de temps pour vous concentrer sur des missions plus complexes telles que la gestion des projets, le suivi client, etc. Une stratégie digitale automatisée sur le long terme est un moyen de gagner en productivité, de réduire les coûts, d’améliorer la transparence et la fluidité de l’information, ou encore de mieux gérer vos équipes et vos projets.

Les outils No-code et Low-code, leviers pour faciliter l'automatisation des processus.

Les petites et moyennes entreprises ont au départ été les plus marginalisées par l’arrivée de l’intelligence artificielle, notamment en raison des coûts élevés des technologies qui en découlent. Aujourd’hui la situation a changé, et c’est en partie grâce au développement d'outils de « no-code » ouvrant l’accès de l’automatisation à ces plus petites structures.

Quels avantages des logiciels d'automation pour votre transformation numérique ?

Que ce soit pour votre CRM, votre outil de gestion, de communication, etc. les workflows automatisés permettent de suivre en temps réel l’avancé de vos projets, des tâches de chaque collaborateur, du temps passé sur chacune d’elles, de la performance de vos campagnes de prospection, etc. C’est un moyen optimal pour réagir en temps réel et optimiser chaque action menée. Ces automatisations sont par exemple un moyen de :

- Prioriser les tâches en structurant et qualifiant vos leads en fonction de leur source, de leur pertinence.

- Améliorer votre suivi client, en définissant des niveaux d'importances sur chaque requêtes, chaque projets.

- Accompagner vos commerciaux en alimentant vos fiches prospects, en faisant évoluer le suivi client en temps réel, en intégrant vos transactions dans votre CRM, etc.

- Gagner du temps, par exemple en réduisant les allers retours entre les interlocuteurs avant de fixer un rendez-vous, en facilitant la recherche et le partage de documents d’entreprise, en automatisant les mails récurrents.  

- Réduire les erreurs en qualifiant automatiquement vos prospects, en suivant l'évolution de vos projets, etc.    

La barrière technique est levée pour laisser place à des interfaces no-code intuitives et simples d’utilisation. N’importe quelle équipe commerciale peut aujourd’hui, en toute autonomie paramétrer et personnaliser, parfois à l’échelle individuelle, les flux de travail. Nous parlons parfois de « low-code » lorsque l’intervention minime d’un développeur est requise.

Comment marchent les workflows automatisés ?

L’idée est de partir d’un élément déclencheur, un « Trigger », qui entrainera une série d’actions sans que vous ayez besoin d’intervenir. Une fois le déclencheur identifié, il vous suffit d’assembler une à une les applications où des événements doivent se produire.

Les workflows peuvent être assez simple comme vous envoyer une notification par mail lorsqu’une personne vous contacte depuis votre site internet. Mais il est possible d’aller bien plus loin dans ces flux opérationnels en assemblant une grande série d’outils : nouveau prospect depuis Waalaxy qui est enrichi avec Dropcontact, envoyé à votre CRM tel que Airtable, puis intégré à une campagne d’emailing Sendinblue, notifié à l’équipe commerciale en connectant Webflow et slack avec Integromat, etc.

Integromat, Zapier, Automate.io, ... Quel outil no-code utiliser pour automatiser ses process en entreprise ?

Il est parfois compliqué de faire un choix parmi tous les outils d'automatisation du marché, dont les offres sont souvent similaires. Voici quelques recommandations pour vous aider à sélectionner le meilleur outil no-code pour votre entreprise.

Identifiez le nombre de tâches à automatiser

Certains outils d'automation tel que Zapier vont faire varier le prix en fonction du nombre de chaines programmées. Faite un point sur le nombre de taches récurrentes que vous souhaitez automatiser en gardant en tête que pour chaque chaine, un déclencheur est associé à un seul compte. En revanche, les actions qui en découlent peuvent agir sur plusieurs autres comptes. Un exemple simple, si vous souhaitez recevoir une notification à chaque message envoyé depuis le formulaire de contact de votre site, le déclencheur sera l'unique adresse mail programmée sur le formulaire de contact, mais des notifications pourront être envoyées à plusieurs adresses mail différentes. Voici une méthode pour connecter ses formulaires webflow avec ses outils nocode d'entreprise.

Analysez la complexité des processus d'automatisation

Le coût de votre outil peu évoluer en fonction de la complexité de vos chaines, ou de la quantité de données transférées. Il est donc important d'effectuer un diagnostic des actions à mener pour chacun de vos workflows. Pour reprendre l'exemple précédent, plus vous ajouterez d'étapes à la suite de la réception d'un message depuis votre site, plus la chaine sera complexe et plus la quantité de données transférée sera importante.

Choisissez votre outil en fonction des compétences numériques de votre entreprise

Des logiciels tels qu’Integromat requièrent parfois des connaissances en low-code pour des automatisations plus complexes. Faites un point sur les compétences techniques de vos équipes avant de choisir votre outil. Si vos compétences informatiques sont limitées, sachez que de nombreuses ressources en ligne existent pour vous aider à programmer vos chaines. Vous retrouverez par exemple dans notre blog des tutos sur comment connecter Webflow à Integromat ou à d'autres outils nocode.

Expérience utilisateur et interface de l'outil

La plupart de ces logiciels proposent une expérience utilisateur simplifiée et intuitive. Les préférences de l'interface web sont donc très subjectives. Certains outils tels que Integromat ou IFTTT proposent aussi des applications mobiles vous permettant de travailler sur des processus d'automatisation plus poussés.

Vérifiez les intégrations disponibles sur votre outil d’automation

La différence de prix d'un logiciel à l'autre est parfois très importante. Cela peut s'expliquer par le nombre d'intégration proposé. Par exemple, Zapier se différencie de ses concurrents avec prêt de 2000 applications disponibles. D'autres plateformes comme Integromat permettent, via le low-code, de créer des processus automatisés sans que l'application soit intégrée à l'outil. En d'autre terme, si vous disposez de compétences informatiques avancées, vous pourrez créer des chaines complexes reliant n'importe lequel de vos outils.

Développer un suivi commercial performant grâce à l'automatisation

Prise de contact manuelle, relances, recopiages de données d’un outil à un autre, mises à jour de CRM, etc. Le no-code peut mettre un terme à cette liste de tâches en jouant un rôle de bras droit commercial tout au long du parcours de vente.  En savoir plus sur la prospection automatisée.

Simplifiez la prise de contact et de rendez-vous clients

Le prise de rendez-vous rapide avec vos équipes peut se faire en seulement quelques clics. Des outils informatiques tels que Calendly permettent aujourd’hui de paramétrer vos agendas partagés en fonction des métiers, des activités, des disponibilités, des plages horaires définies, etc.  

Récoltez des informations sur vos prospects

Automatisez les flux de votre site internet vers votre base de donnée : connectez Webflow et Integromat. Formulaires de contact, demande de devis, tests en ligne, inscriptions newsletter, autant de ressources efficaces pour obtenir des informations sur vos prospects. Les flux de données d'outils tels que Jotform, Typeform ou encore Joonbot peuvent ainsi automatiquement être triés, enrichis, qualifiés et même attribués à des membres de votre entreprise.

Générez automatiquement des devis

Le no-code vous permet aujourd’hui d’automatiser la création et l'envoi de devis de manière très complète. Rédaction, envoie, signature électronique, tout peut être programmé de sorte que le devis réponde à des critères précis de prix, de produit, de délais, etc. C'est un moyen d'augmenter le nombre d'envoi sans que ce soit une charge pour les équipes.  

Améliorez votre suivi de prospection et de relances

Créez des scénarios de notifications personnalisés en fonction des membres d’une équipe, des niveaux d’accès, des supports préférés (mails, slack, teams,  sms, etc.), etc. Toute l'équipe reste ainsi automatiquement informée de l’avancement des projets, de l’arrivé de nouveaux leads, ou encore de l’attribution de nouvelles tâches. Des outils comme Notion, Coda.io ou encore Airtable vous permettent par exemple d’automatiser ces flux.

Réduisez le temps de rédaction de vos contrats

Plusieurs solutions peuvent être utilisées pour automatiser la création et l’envoie de contrats. Des flux permettent par exemple de réduire les aller-retours entre les différents services, éviter les recopiages d’informations ou encore obtenir des modifications en temps réel.

Transférez automatiquement des données entre vos outils

Les processus nécessitants de recopier des donnés sont nombreux. L’ouverture d’un compte client requiert parfois d’ouvrir un compte dans l’ERP, puis dans le CRM, puis dans le module de production, etc. Grâce à l'automatisation, une seule collecte de données est nécessaire pour mettre à jour tous vos outils. Remplir des documents, partager des données commerciales, des fiches techniques, etc. Vous l’aurez compris, les enjeux de l’automatisation sont grands et les possibilités nombreuses.  

Suivez les KPI clés de votre équipe

Une fois vos outils interconnectés, vous obtenez facilement une vue d'ensemble des performances de vos équipes. Des outils tels que Google Data Studio ou Geckoboar vous permettent de créer des tableaux de bords personnalisés, regroupant toutes vos données. Les retombés de vos campagnes, le temps passé sur vos projets, les performances de vos commerciaux, tout est mis à jour en temps réel pour vous offrir une plus grande agilité dans votre développement.

Automatisation des tâches avec Digidop

Chez Digidop, nos automatisations se font essentiellement avec Integromat et Zapier. Nous conceptualisons et programmons des workflows adaptés aux besoins de nos clients.

Nous avons choisi Zapier, tout d'abord car ses automatisation offrent un très bon rapport simplicité / efficacité. C'est un avantage considérable pour former rapidement nos clients et les rendre autonomes sur les principales fonctionnalités de cet outil.

Integromat nous permet quant à lui de réaliser des chaines plus poussées avec un rapport quantité / prix bien plus intéressant. De plus, le résultat de nos requêtes est parfois bien plus précis et assure un résultat tout aussi efficace.

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